ACあすか会のマイナーチェンジその2

細々と継続して、今年はあすか会の開催が6年目、11月の開催で30回に達します…！
すごいな！

自分たちに必要で、あるいは面白くてやってきているので、こんな継続するなんて思ってもいなかったですね。
そもそも1つのことを継続するということが苦手な性質ですので；

以前、あすか会の今後について投稿しましたが、今回はその振り返りのような記事でございます。

このあとドーンセンター利用2回目にして、みよが割引申請をするのを忘れ、大赤字になるという事態になりました；
そして、開催前に早めに集まって打ち合わせをするというのはソラみの特性から思うようにできませんでした。

その後ソラみのほうから提案があり、対面ではなく通話で打ち合わせをすることに。
こちらの方が問題なくできたため、私たちは段階的に進めるのではなく、今日この場でこう決める！方式で進めた方がよいという結論になりました。

そんなわけで当面の運用
結果的にドーンセンターは利用をやめましたが
今後の予定

そんなわけで当面の運用

夏頃から2ヶ月先・4ヶ月先の2回分の会場を押さえ、同時にあすか会とセットで反省会の日程を決めておくことにしました。
会場は第一希望が東成区民センター、第二希望が福島区民センターで二箇所に絞り込む事にし、検索コストを下げました。
土曜日開催なら翌日に反省会、日曜日開催なら翌週に反省会。
私たちはいまのところ、このやり方の方が合っているようです。

また、ソラみが細かく流れをLINEのノートにつけていたのですが、ノートは投稿者しか編集できず、ノートの数が増えれば結局情報が埋もれてしまいます。
そこでみよがGoogleドライブにてマニュアルを作成しました。
マニュアルの上から順番に処理すれば告知まで全て終わるので、通話しながら告知まで流れ作業でできるようになりました。

現在、Googleドライブにアップしているものは以下の通りです。

収支表
開催履歴
団体概要
会則
マニュアル
申込フォーム
申込フォーム（回答）

マニュアルを作成したので、申込フォームのURLが変わらない編集の仕方もマニュアルに記載。
これによりQRコードもそのまま使用できるようになり、告知チラシの制作コストが軽減されました。
チラシはみよが、会場に事前に郵送します。

また、テーマ決めも毎回時間がかかっていたのですが、今年は試験的にあすか会最後にテーマ案を募る形にしておりました。
主催双方が解毒が進んでおり、今これで話をしたいという差し迫った物が減ってきたのですが、皆様からテーマを募ったことで反省会内でサクッと決まるようになりました。
一方で「このテーマは面白いけど開けてはいけない扉が開くぞ…」というものもありますので、あすか会で募ることは継続しますが、テーマ決定まで進めることは今後もやらない方向です。

結果的にドーンセンターは利用をやめましたが

ドーンセンターを利用したことで規約などを作成する必要が生じたため、任意団体としてのフレームはしっかりした…かも。

先日みよが自治体の市民学習に参加したんですが、そこでくばられていた手帳に自助会が含まれていたため、あすか会も載せてほしいと担当部署にプレゼンしてきました。
ただ自治体としては電話口で案内することが多いそう。
公式サイトのURLがないか、何とGoogle検索したら情報が出てくるのか、という情報を求められました。

ドメイン取って情報まとめててよかった～！